La gestione di un sinistro stradale o di qualsiasi altro evento dannoso è, per sua natura, un momento di stress e incertezza. In queste circostanze, la capacità di documentare in modo accurato e tempestivo l'accaduto è di fondamentale importanza. Una documentazione precisa non solo facilita il processo di liquidazione del danno, ma può anche fare la differenza in termini di tempi di risoluzione e di equità del risarcimento. Tradizionalmente, la raccolta delle prove si affidava a metodi manuali e spesso lacunosi, come appunti scritti a mano, schizzi sommari e fotografie scattate con macchine fotografiche analogiche o digitali di bassa qualità.

L'avvento e la diffusione capillare della tecnologia mobile hanno rivoluzionato radicalmente questo approccio. Smartphone e tablet, dotati di fotocamere ad alta risoluzione, GPS, connettività internet e la possibilità di installare applicazioni dedicate, hanno trasformato ogni utente in un potenziale documentarista del sinistro. Questa evoluzione ha permesso di passare da una gestione reattiva e spesso frammentaria a un approccio proattivo e sistematico, dove la documentazione diventa un processo immediato, guidato e completo, a beneficio di tutte le parti coinvolte: assicurati, compagnie assicurative e periti.

Funzionalità essenziali delle app per la documentazione dei sinistri

Le applicazioni mobili dedicate alla gestione dei sinistri offrono una serie di funzionalità che semplificano e rendono più efficace la raccolta delle informazioni. Tra le più importanti troviamo:

  • Compilazione guidata del modulo di constatazione amichevole (CAI): molte app integrano una versione digitale del modulo CAI, con campi precompilati e guide passo-passo per l'inserimento dei dati. Questo riduce gli errori di compilazione, assicura che tutte le informazioni necessarie siano raccolte (dati dei veicoli, dei conducenti, delle compagnie assicurative, dinamica del sinistro) e permette la firma digitale da parte dei soggetti coinvolti. Alcune app consentono anche di generare un PDF del modulo compilato, pronto per essere inviato.
  • Acquisizione fotografica e video geolocalizzata: la fotocamera dello smartphone diventa uno strumento potente per documentare il sinistro. Le app dedicate spesso includono funzionalità avanzate come la geolocalizzazione automatica delle foto (con data e ora), la possibilità di aggiungere annotazioni o frecce direttamente sulle immagini per evidenziare i punti di impatto, e la creazione di sequenze video. Alcune offrono anche guide visive su quali angolazioni e dettagli fotografare per una documentazione completa.
  • Scansione e archiviazione documenti: oltre alle foto, è fondamentale acquisire e archiviare digitalmente tutti i documenti rilevanti: patenti, libretti di circolazione, certificati di assicurazione, referti medici, fatture. Le app possono integrare uno scanner documentale che permette di digitalizzare questi documenti con la fotocamera, migliorandone la leggibilità e organizzandoli in cartelle digitali sicure. Questo elimina la necessità di copie cartacee e facilita la condivisione con le parti interessate.
Best practices per la documentazione fotografica

Una buona fotografia vale più di mille parole, specialmente nella documentazione di un sinistro. Seguire alcune best practice può fare la differenza tra una foto utile e una che crea solo confusione:

  • Angolazioni e inquadrature corrette: inizia con scatti ampi che mostrino la scena generale del sinistro, includendo la posizione dei veicoli rispetto all'ambiente circostante. Poi, avvicinati per fotografare i dettagli dei danni su ogni veicolo coinvolto. Assicurati di scattare foto da diverse angolazioni (fronte, retro, lati) e a diverse altezze.
  • Illuminazione e condizioni ottimali: la luce è fondamentale. Evita di scattare foto in controluce, che possono rendere i dettagli poco visibili. Se possibile, scatta con luce naturale e uniforme. In condizioni di scarsa illuminazione, usa il flash del telefono o una fonte di luce esterna, ma fai attenzione a non creare riflessi che possano nascondere i dettagli. Se piove o nevica, cerca di proteggere l'obiettivo e scatta comunque, documentando anche le condizioni meteo.
  • Oltre ai danni evidenti, fotografa:
  • Tracce di frenata o detriti: indicano la dinamica dell'incidente.
  • Segnaletica stradale: stop, precedenze, limiti di velocità, semafori.
  • Condizioni del manto stradale: buche, ghiaccio, olio, bagnato.
  • Posizione finale dei veicoli: prima che vengano spostati.
  • Targhe dei veicoli coinvolti: assicurati che siano leggibili.
  • Documenti: patenti, libretti, assicurazioni (foto chiare e leggibili).
  • Eventuali testimoni: se presenti, fotografa la loro posizione e, con il loro consenso, i loro documenti.
  • Sequenza logica degli scatti:  organizza le tue foto in una sequenza che racconti la storia del sinistro. Inizia con una panoramica, poi passa ai dettagli dei veicoli, ai danni, alle tracce sulla strada e infine ai documenti. Questo aiuterà chi esaminerà le prove a ricostruire l'accaduto in modo chiaro e coerente.
Strumenti complementari

Oltre alle app per smartphone, esistono altri strumenti digitali che possono fornire un valore aggiunto significativo nella documentazione di un sinistro, rafforzando il valore probatorio delle informazioni raccolte:

  • Dashcam e il loro valore probatorio: le dashcam (telecamere da cruscotto) registrano continuamente ciò che accade sulla strada. In caso di incidente, il filmato può fornire una prova inconfutabile della dinamica, della responsabilità e delle condizioni ambientali. Molte dashcam registrano anche la velocità, la posizione GPS e l'accelerazione, dati preziosi per la ricostruzione del sinistro. Il loro valore probatorio è sempre più riconosciuto, anche se la loro ammissibilità come prova può variare a seconda delle normative locali.
  • Dispositivi telematici (scatole nere): le scatole nere installate sui veicoli, spesso fornite dalle compagnie assicurative, registrano una vasta gamma di dati relativi alla guida: velocità, accelerazioni, frenate, posizione GPS e, in caso di impatto, l'intensità della collisione. 
  • Strumenti di misurazione digitale: per una documentazione ancora più precisa, esistono strumenti di misurazione digitale, come i distanziometri laser o le app che utilizzano la realtà aumentata per misurare distanze e dimensioni direttamente dalla fotocamera dello smartphone. Questi strumenti possono essere utili per rilevare la posizione esatta dei veicoli, la lunghezza delle tracce di frenata o le dimensioni dei danni, fornendo dati quantitativi che supportano le prove fotografiche.
Errori comuni e come evitarli

Anche con gli strumenti digitali a disposizione, è facile commettere errori che possono compromettere l'efficacia della documentazione. Essere consapevoli di questi errori e sapere come evitarli è fondamentale:

  • Documentazione insufficiente o eccessiva: l'errore più comune è non raccogliere abbastanza prove. È sempre meglio avere troppe foto e informazioni che troppo poche. Tuttavia, anche un eccesso di documentazione non organizzata può essere controproducente. L'obiettivo è la completezza e la pertinenza. Assicurati di coprire tutti gli aspetti rilevanti del sinistro, ma evita di scattare centinaia di foto identiche o irrilevanti.
  • Problemi di qualità delle immagini: foto sfocate, troppo scure, troppo chiare o con riflessi che nascondono i dettagli sono inutili. Assicurati che le immagini siano nitide, ben illuminate e che i dettagli importanti siano chiaramente visibili. Controlla sempre le foto subito dopo averle scattate per assicurarti che siano di buona qualità.
  • Incongruenze nella documentazione: tutte le informazioni raccolte (foto, video, dichiarazioni, moduli) devono essere coerenti tra loro. Se ci sono discrepanze, queste possono sollevare dubbi sulla veridicità della ricostruzione del sinistro. Rivedi attentamente tutti i dati prima di inviarli e, in caso di discrepanze, cerca di chiarirle o annotarle.
  • Ritardi nell'invio delle informazioni: la tempestività è cruciale. Più a lungo si aspetta a inviare la documentazione, più difficile sarà per la compagnia assicurativa o il perito ricostruire l'accaduto e più a lungo si protrarranno i tempi di liquidazione. Invia la documentazione il prima possibile dopo il sinistro, preferibilmente entro 24-48 ore.

Il supporto di CLEMS
 In un mondo sempre più digitale, CLEMS si pone come partner strategico per assicurati, broker e compagnie, offrendo un supporto concreto nell'ottimizzazione della gestione dei sinistri, anche attraverso l'uso di strumenti digitali:

  • Assistenza nella fase di documentazione: CLEMS offre consulenza e supporto agli assicurati su come utilizzare al meglio app e strumenti digitali per documentare un sinistro. Questo include consigli pratici, guide e, se necessario, assistenza diretta per assicurare che la raccolta delle prove sia impeccabile.
  • Verifica della completezza dei dati: prima di inoltrare la documentazione alle compagnie, i professionisti di CLEMS effettuano un controllo approfondito di coerenza e qualità. Grazie all’integrazione con strumenti di intelligenza artificiale e procedure di automazione (RPA), è possibile validare rapidamente immagini, referti e moduli digitali, riducendo errori e ritardi.
  • Integrazione con i sistemi di gestione sinistri: CLEMS utilizza piattaforme e software all’avanguardia che dialogano con i sistemi di raccolta dati e con i gestionali assicurativi, garantendo un flusso di informazioni continuo, sicuro e trasparente.

Questo approccio consente non solo di velocizzare la liquidazione e rendere più semplice l’esperienza per l’assicurato, ma anche di offrire alle compagnie maggiore affidabilità delle valutazioni, riduzione delle contestazioni e abbattimento dei tempi e costi operativi.